Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 21 oktober 2026

ReplyHero is een dienst van NorthernLights Solutions BV. In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens we verwerken als je onze website bezoekt of ReplyHero gebruikt, waarom we dat doen en welke rechten je hebt. We verwerken persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor de andere activiteiten van NorthernLights Solutions geldt de privacyverklaring op northernlights.solutions.

1. Contactgegevens

2. Onze rol

Voor de gegevens van onze klanten en van bezoekers van onze website zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

Voor de gegevens in reviews op het Google-bedrijfsprofiel van een klant, zoals de naam en de tekst van een reviewer, is die klant verwerkingsverantwoordelijke. Wij zijn dan verwerker: we gebruiken die gegevens alleen om namens de klant antwoorden op te stellen en te plaatsen. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst in artikel 10 van onze algemene voorwaarden. Heb je een review geschreven en een vraag over je gegevens? Neem dan contact op met het bedrijf waarover je de review schreef. Wij helpen dat bedrijf bij het beantwoorden van je verzoek.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Van klanten

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en je wachtwoord (versleuteld opgeslagen) of je inlog via Google.
• Koppeling met Google: de toegangs- en vernieuwingstokens van je Google-bedrijfsprofiel (versleuteld opgeslagen met AES-256-GCM), de ID's van je account en locaties, en de naam en het adres van je locaties.
• Instellingen: gekozen toon, taal, eigen instructies, vaste afsluiting en de werkwijze per locatie.
• Abonnement en betaling: gekozen plan, status en je klantnummer bij Stripe. Je betaalgegevens zelf worden door Stripe verwerkt; wij zien geen volledige kaartgegevens.
• Communicatie: e-mails en supportvragen.

Van reviewers (namens onze klant)

• De naam zoals die op Google wordt getoond (tenzij de review anoniem is), de sterrenbeoordeling, de reviewtekst en de datum, plus het antwoord dat ReplyHero opstelt.

Van websitebezoekers

• Technische gegevens in de serverlogs van onze hostingprovider, zoals IP-adres, browser en tijdstip, voor beveiliging en het oplossen van storingen. We gebruiken geen analytics en geen tracking.

4. Doel en rechtsgrond

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 b AVG): je account beheren, je bedrijfsprofiel koppelen, antwoorden opstellen en plaatsen, en je abonnement afrekenen.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 c AVG): facturen en boekhouding bewaren.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 f AVG): de dienst beveiligen, misbruik voorkomen, storingen oplossen en je informeren over je account.
• Reviewgegevens verwerken we op instructie van onze klant, die zich baseert op zijn gerechtvaardigd belang om te reageren op openbare reviews.

We nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en waaraan rechtsgevolgen verbonden zijn. De AI stelt alleen antwoordteksten op.

5. Gebruik van gegevens van Google

ReplyHero vraagt toegang tot je Google-bedrijfsprofiel. We gebruiken die toegang uitsluitend om je locaties op te halen, je reviews te lezen en antwoorden op die reviews te plaatsen of in je portaal te tonen.

We verkopen deze gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties en delen ze niet met anderen, behalve met de verwerkers hieronder voor zover dat nodig is om de dienst te leveren, wanneer de wet dat vereist, of met je toestemming. Reviewteksten sturen we naar onze AI-leverancier om een antwoord op te stellen; die gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

ReplyHero's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Je kunt de toegang van ReplyHero op elk moment intrekken via de beveiligingsinstellingen van je Google-account.

6. Bewaartermijnen

• Accountgegevens en instellingen: zolang je account actief is; daarna verwijderen we ze binnen 30 dagen, tenzij we ze langer moeten bewaren voor een wettelijke verplichting.
• Toegangstokens van Google: zolang de koppeling actief is; we verwijderen ze binnen 30 dagen na het einde van je abonnement of eerder als je daarom vraagt. Trek je de toegang in via Google, dan werken de tokens direct niet meer.
• Reviews en antwoorden in ReplyHero: zolang je account actief is; daarna binnen 30 dagen verwijderd. Reviews en geplaatste antwoorden op Google zelf blijven daar staan.
• Klantadministratie en facturen: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
• Supportvragen: 12 maanden.
• Serverlogs: een beperkte tijd, zoals ingesteld door onze hostingproviders.

7. Met wie delen wij gegevens?

We werken met de volgende verwerkers. Met hen zijn afspraken gemaakt over beveiliging en vertrouwelijkheid. We verkopen nooit gegevens aan derden.

• Supabase (database en accounts; opslag in de EU, Ierland)
• Vercel (hosting van de website en de applicatie; servers in de EU, Dublin, met een wereldwijd netwerk voor levering)
• Anthropic (het AI-model Claude, dat antwoorden opstelt)
• Google (Google Business Profile API en inloggen met Google)
• Stripe (betalingen en facturatie)
• Resend (versturen van e-mails over je account, zoals meldingen over antwoorden die voor je klaarstaan)
• Google Workspace (zakelijke e-mail)

8. Doorgifte buiten de EU

Een deel van onze verwerkers (zoals Anthropic, Vercel, Stripe, Resend en Google) kan gegevens verwerken in de Verenigde Staten. Voor zover sprake is van doorgifte buiten de EU, gebeurt dit op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of van Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie.

9. Cookies

Website: onze website plaatst geen cookies en gebruikt geen tracking of analytics. Lettertypen hosten we zelf; ze worden niet bij Google opgehaald.

Portaal: in de ReplyHero-app gebruiken we alleen functionele cookies die nodig zijn om de dienst te laten werken: je inlogsessie, een beveiligingscookie tijdens het koppelen met Google (geldig 10 minuten) en je taalvoorkeur (geldig 1 jaar). Voor deze strikt noodzakelijke cookies is geen toestemming nodig.

10. Beveiliging

We beveiligen gegevens met versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde opslag van toegangstokens (AES-256-GCM) en toegangsregels op databaseniveau, zodat elke klant alleen zijn eigen gegevens kan zien. Alleen wie dat voor zijn werk nodig heeft, heeft toegang tot persoonsgegevens.

11. Jouw rechten

Je hebt de volgende rechten:

• Recht op inzage in jouw gegevens
• Recht op correctie of aanvulling
• Recht op verwijdering (het "recht om vergeten te worden")
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op bezwaar tegen de verwerking
• Recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid)
• Recht om een gegeven toestemming op elk moment in te trekken

Stuur je verzoek naar privacy@replyhero.ai. We reageren binnen 30 dagen.

12. Klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Woon je in Nederland, dan kun je ook terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum bovenaan. Bij belangrijke wijzigingen informeren we klanten per e-mail.