Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 21. Oktober 2026

Dies ist eine Übersetzung. Bei Abweichungen ist die niederländische Fassung maßgeblich.

ReplyHero ist ein Dienst der NorthernLights Solutions BV. In dieser Erklärung erfährst du, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn du unsere Website besuchst oder ReplyHero nutzt, warum wir das tun und welche Rechte du hast. Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Für die übrigen Tätigkeiten von NorthernLights Solutions gilt die Datenschutzerklärung auf northernlights.solutions.

1. Kontaktdaten

2. Unsere Rolle

Für die Daten unserer Kunden und der Besucher unserer Website sind wir Verantwortlicher.

Für die Daten in Rezensionen auf dem Google-Unternehmensprofil eines Kunden, etwa den Namen und den Text eines Rezensenten, ist dieser Kunde Verantwortlicher. Wir sind dann Auftragsverarbeiter: Wir nutzen diese Daten nur, um im Namen des Kunden Antworten zu verfassen und zu veröffentlichen. Dafür gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag in Artikel 10 unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Hast du eine Rezension geschrieben und eine Frage zu deinen Daten? Dann wende dich an das Unternehmen, über das du die Rezension geschrieben hast. Wir unterstützen dieses Unternehmen bei der Beantwortung deiner Anfrage.

3. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Von Kunden

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Firmenname und dein Passwort (verschlüsselt gespeichert) oder deine Anmeldung über Google.
• Verbindung mit Google: die Zugriffs- und Aktualisierungstokens deines Google-Unternehmensprofils (verschlüsselt gespeichert mit AES-256-GCM), die IDs deines Kontos und deiner Standorte sowie Name und Adresse deiner Standorte.
• Einstellungen: gewählter Ton, Sprache, eigene Anweisungen, feste Grußformel und die Arbeitsweise pro Standort.
• Abonnement und Zahlung: gewählter Tarif, Status und deine Kundennummer bei Stripe. Deine Zahlungsdaten selbst werden von Stripe verarbeitet; wir sehen keine vollständigen Kartendaten.
• Kommunikation: E-Mails und Supportanfragen.

Von Rezensenten (im Auftrag unseres Kunden)

• Der Name, wie er auf Google angezeigt wird (sofern die Rezension nicht anonym ist), die Sternebewertung, der Rezensionstext und das Datum sowie die Antwort, die ReplyHero verfasst.

Von Websitebesuchern

• Technische Daten in den Serverprotokollen unseres Hostinganbieters, etwa IP-Adresse, Browser und Uhrzeit, zur Sicherheit und zur Behebung von Störungen. Wir verwenden keine Analyse- und keine Trackingtools.

4. Zweck und Rechtsgrundlage

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): dein Konto verwalten, dein Unternehmensprofil verbinden, Antworten verfassen und veröffentlichen sowie dein Abonnement abrechnen.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Rechnungen und Buchhaltung aufbewahren.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): den Dienst absichern, Missbrauch verhindern, Störungen beheben und dich über dein Konto informieren.
• Rezensionsdaten verarbeiten wir auf Weisung unseres Kunden, der sich auf sein berechtigtes Interesse stützt, auf öffentliche Rezensionen zu reagieren.

Wir treffen keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen, die rechtliche Wirkung entfalten. Die KI verfasst nur Antworttexte.

5. Nutzung von Daten von Google

ReplyHero bittet um Zugriff auf dein Google-Unternehmensprofil. Wir nutzen diesen Zugriff ausschließlich, um deine Standorte abzurufen, deine Rezensionen zu lesen und Antworten auf diese Rezensionen zu veröffentlichen oder in deinem Portal anzuzeigen.

Wir verkaufen diese Daten nicht, nutzen sie nicht für Werbung und geben sie nicht an andere weiter, außer an die unten genannten Auftragsverarbeiter, soweit dies zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist, wenn das Gesetz es verlangt, oder mit deiner Einwilligung. Rezensionstexte senden wir an unseren KI-Anbieter, um eine Antwort zu verfassen; diese Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

ReplyHero's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Du kannst den Zugriff von ReplyHero jederzeit über die Sicherheitseinstellungen deines Google-Kontos widerrufen.

6. Speicherdauer

• Kontodaten und Einstellungen: solange dein Konto aktiv ist; danach löschen wir sie innerhalb von 30 Tagen, sofern wir sie nicht aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung länger aufbewahren müssen.
• Zugriffstokens von Google: solange die Verbindung aktiv ist; wir löschen sie innerhalb von 30 Tagen nach dem Ende deines Abonnements oder früher, wenn du darum bittest. Widerrufst du den Zugriff über Google, funktionieren die Tokens sofort nicht mehr.
• Rezensionen und Antworten in ReplyHero: solange dein Konto aktiv ist; danach innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Rezensionen und veröffentlichte Antworten auf Google selbst bleiben dort bestehen.
• Kundenverwaltung und Rechnungen: 7 Jahre (gesetzliche steuerliche Aufbewahrungspflicht).
• Supportanfragen: 12 Monate.
• Serverprotokolle: für einen begrenzten Zeitraum, wie von unseren Hostinganbietern festgelegt.

7. An wen geben wir Daten weiter?

Wir arbeiten mit den folgenden Auftragsverarbeitern. Mit ihnen wurden Vereinbarungen über Sicherheit und Vertraulichkeit getroffen. Wir verkaufen niemals Daten an Dritte.

• Supabase (Datenbank und Konten; Speicherung in der EU, Irland)
• Vercel (Hosting der Website und der Anwendung; Server in der EU, Dublin, mit einem weltweiten Auslieferungsnetz)
• Anthropic (das KI-Modell Claude, das Antworten verfasst)
• Google (Google Business Profile API und Anmeldung mit Google)
• Stripe (Zahlungen und Rechnungsstellung)
• Resend (Versand von E-Mails zu deinem Konto, etwa Benachrichtigungen über Antworten, die für dich bereitstehen)
• Google Workspace (geschäftliche E-Mail)

8. Übermittlung außerhalb der EU

Ein Teil unserer Auftragsverarbeiter (etwa Anthropic, Vercel, Stripe, Resend und Google) kann Daten in den Vereinigten Staaten verarbeiten. Soweit eine Übermittlung außerhalb der EU stattfindet, erfolgt sie auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework oder der Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses) der Europäischen Kommission.

9. Cookies

Website: Unsere Website setzt keine Cookies und verwendet kein Tracking und keine Analysetools. Schriftarten hosten wir selbst; sie werden nicht von Google geladen.

Portal: In der ReplyHero-App verwenden wir nur funktionale Cookies, die für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind: deine Anmeldesitzung, ein Sicherheitscookie während der Verbindung mit Google (gültig 10 Minuten) und deine Spracheinstellung (gültig 1 Jahr). Für diese unbedingt erforderlichen Cookies ist keine Einwilligung nötig.

10. Sicherheit

Wir schützen Daten durch verschlüsselte Verbindungen (TLS), verschlüsselte Speicherung von Zugriffstokens (AES-256-GCM) und Zugriffsregeln auf Datenbankebene, sodass jeder Kunde nur seine eigenen Daten sehen kann. Nur wer es für seine Arbeit benötigt, hat Zugriff auf personenbezogene Daten.

11. Deine Rechte

Du hast die folgenden Rechte:

• Recht auf Auskunft über deine Daten
• Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung
• Recht auf Löschung (das „Recht auf Vergessenwerden“)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen

Sende deine Anfrage an privacy@replyhero.ai. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

12. Beschwerde einreichen

Wenn du nicht zufrieden bist, wie wir mit deinen Daten umgehen, sag uns bitte zuerst Bescheid. Du kannst auch eine Beschwerde bei der belgischen Datenschutzbehörde (Gegevensbeschermingsautoriteit, GBA) einreichen. Wohnst du in den Niederlanden, kannst du dich auch an die Autoriteit Persoonsgegevens (niederländische Datenschutzbehörde) wenden.

13. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen. Die aktuellste Fassung steht immer auf dieser Seite, mit dem Datum oben. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Kunden per E-Mail.